Die Planung eines Außendiensttages klingt zunächst einfach: Kunden auswählen, Termine festlegen und eine möglichst effiziente Route bestimmen. In der Realität müssen jedoch zahlreiche Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Kunden haben unterschiedliche Prioritäten und Zeitfenster, Termine stehen bereits im Kalender, Pausen müssen eingeplant und ausreichend Zeit für Gespräche sowie Dokumentation vorgesehen werden. Klassische Routenoptimierung allein reicht dafür häufig nicht aus.

In dieser Session zeige ich, wie eine mit der Microsoft Power Platform entwickelte Lösung strukturierte Daten mit natürlich formulierten Anforderungen kombiniert und daraus einen realistischen Tagesplan für den Außendienst erstellt.

Ausgangspunkt sind Kunden- und Besuchsdaten aus Dynamics 365. Die Anwender wählen die zu besuchenden Kunden aus und definieren ihren verfügbaren Arbeitstag. Feste Termine, Arbeits- und Pausenzeiten sowie weitere Rahmenbedingungen können strukturiert hinterlegt werden. Zusätzliche Anforderungen werden einfach als Freitext formuliert – beispielsweise:

„Plane eine Mittagspause zwischen 12:30 und 13:15 Uhr ein, berücksichtige meinen privaten Termin um 15 Uhr und reserviere nach jedem Kundenbesuch 15 Minuten für die Dokumentation.“

Die KI interpretiert diese Vorgaben, verbindet sie mit den vorhandenen Kunden-, Termin- und Standortdaten und erstellt daraus eine optimierte Tages- und Routenplanung. Dabei werden unter anderem Entfernungen, Fahrzeiten, verfügbare Zeitfenster, Besuchsdauern und individuelle Anforderungen berücksichtigt.

Der erstellte Plan bleibt nicht innerhalb einer isolierten Anwendung. Die Besuchstermine werden automatisch in Outlook angelegt und gleichzeitig im Kontext der jeweiligen Kunden in Dynamics 365 dokumentiert. Besuchsnotizen und Ergebnisse können anschließend direkt den entsprechenden Terminen und Kundendatensätzen zugeordnet werden.

Neben der eigentlichen Demo betrachten wir die zugrunde liegende Architektur aus Power Apps, Power Automate, Dynamics 365, Outlook und KI. Außerdem besprechen wir, welche Informationen strukturiert vorliegen sollten, wann Freitext einen echten Mehrwert bietet und warum KI-basierte Vorschläge weiterhin validiert werden müssen.

Die Session basiert auf einer mit Power Apps, Power Automate, Dynamics 365, Outlook und KI entwickelten Lösung zur Tages- und Routenplanung. Alle verwendeten Kunden-, Kontakt-, Standort- und Kalenderdaten werden anonymisiert oder durch Demodaten ersetzt.

Die Session ist keine Verkaufspräsentation. Neben dem Nutzen werden auch technische und fachliche Grenzen behandelt. Dazu gehören die Qualität der Ausgangsdaten, die Interpretation frei formulierter Anforderungen, Konflikte zwischen Zeitfenstern sowie die Notwendigkeit, KI-generierte Planungsvorschläge vor der Übernahme zu überprüfen.

Eine KI-generierte Planung ist als qualifizierter Vorschlag und nicht als garantiert optimale oder in jeder Situation ausführbare Route zu verstehen. Abhängig von den technischen Möglichkeiten vor Ort wird die Lösung live oder anhand einer vorbereiteten Aufzeichnung demonstriert.

Empfohlene Dauer: 45 bis 60 Minuten.
Zielgruppe: Power-Platform-Professionals, Dynamics-365-Berater, Solution Architects sowie Verantwortliche aus Vertrieb, Außendienst und Field Service.
Kenntnisniveau: Intermediate.