Angebotsanfragen erreichen Unternehmen häufig per E-Mail. Kunden beschreiben ihren Bedarf im Nachrichtentext, verwenden eigene Artikelbezeichnungen oder senden zusätzliche Informationen als PDF-, Word- oder Excel-Anhang. Mitarbeitende müssen die Anfrage lesen, Kunden und Kontakte identifizieren, Produkte zuordnen, fehlende Informationen erkennen und anschließend ein Angebot mit allen Positionen manuell in Dynamics 365 anlegen.

In dieser Session zeige ich einen durchgängigen Prozess, bei dem eine eingehende Angebotsanfrage mithilfe künstlicher Intelligenz verarbeitet wird und der Ablauf mit der automatischen Erstellung eines vollständigen Angebots in Dynamics 365 endet.

Der Prozess beginnt mit einer neuen E-Mail im zentralen Vertriebspostfach. Power Automate übernimmt den Nachrichtentext und die vorhandenen Anhänge. Ein Sprachmodell analysiert die Anfrage und überführt die erkannten Informationen in eine definierte Datenstruktur. Dazu gehören beispielsweise Absender, Unternehmen, Lieferadresse, Währung, gewünschter Liefertermin sowie die angefragten Produkte, Mengen und Mengeneinheiten.

Anschließend werden die extrahierten Informationen mit den Stammdaten in Dynamics 365 abgeglichen. Der Prozess prüft, ob Unternehmen und Kontakt bereits vorhanden sind und ordnet die Kundenbezeichnungen den internen Artikelnummern zu. Dabei können auch abweichende Schreibweisen, unvollständige Produktbezeichnungen und mögliche Tippfehler berücksichtigt werden.

Auf Grundlage der erkannten und zugeordneten Daten werden die notwendigen Angebotsinformationen ergänzt. Preise, Währungen, Einheiten und weitere kaufmännische Angaben stammen dabei nicht aus einer freien Entscheidung der KI, sondern aus den hinterlegten Stamm- und Preisdaten sowie den definierten Geschäftsregeln in Dynamics 365.

Sobald alle erforderlichen Informationen vorliegen, erstellt Power Automate automatisch den Angebotskopf und die zugehörigen Angebotspositionen in Dynamics 365. Die ursprüngliche E-Mail und ihre Anhänge können mit dem Vorgang verknüpft werden, sodass Herkunft und Verarbeitung der Informationen nachvollziehbar bleiben. Abschließend kann der zuständige Vertriebsmitarbeitende benachrichtigt und das Angebot zur weiteren Prüfung oder direkten Bearbeitung bereitgestellt werden.

Neben der Live-Demonstration betrachten wir die Architektur aus Outlook, Power Automate, KI-Diensten, Dataverse und Dynamics 365. Weitere Schwerpunkte sind strukturierte KI-Ausgaben, Kunden- und Produktmatching, die Behandlung fehlender Angaben, Confidence-Werte, Fehlerbehandlung und die Frage, welche Entscheidungen automatisiert werden dürfen.

Die Teilnehmenden erleben einen vollständigen, praxisnahen Prozess: Eine Angebotsanfrage kommt per E-Mail an – und wenige Augenblicke später steht das zugehörige Angebot mit Kopf- und Positionsdaten in Dynamics 365 bereit.

Die Session verwendet anonymisierte beziehungsweise fiktive E-Mails, Anhänge, Kunden-, Produkt-, Preis- und Angebotsdaten. Es werden keine vertraulichen Informationen aus Kundenprojekten gezeigt.

Im dargestellten Szenario wird das Angebot automatisch in Dynamics 365 erstellt. Für einen produktiven Einsatz müssen Unternehmen anhand ihrer Datenqualität, Geschäftsregeln und Risikobewertung entscheiden, ob jedes Angebot automatisch angelegt werden darf oder ob bei unsicheren beziehungsweise unvollständigen Ergebnissen eine manuelle Freigabe erforderlich ist.

Die KI interpretiert die Angebotsanfrage und unterstützt bei der Zuordnung der enthaltenen Informationen. Preise, Rabatte, Steuern, Einheiten und andere verbindliche kaufmännische Angaben werden aus Dynamics 365 beziehungsweise aus eindeutig definierten Regeln übernommen und nicht frei durch das Sprachmodell erzeugt.

Die Session ist keine Verkaufspräsentation. Sie behandelt neben dem Nutzen auch Fehlerszenarien, Modellgrenzen, Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Betriebskosten. Abhängig von den technischen Möglichkeiten vor Ort erfolgt die Demonstration live oder anhand einer vorbereiteten Aufzeichnung.

Empfohlene Dauer: 45 bis 60 Minuten.
Zielgruppe: Dynamics-365- und Power-Platform-Professionals, Solution Architects, Entwickler sowie Verantwortliche aus Vertrieb und Vertriebsinnendienst.
Kenntnisniveau: Intermediate.