Zusammenfassung
Besprechungen, neudeutsch Meetings werden oft und von vielen als besonders unnütze Notwendigkeit erlebt. Man seufzt unterdrückt, wappnet sich innerlich, stellt sich auf verlorene Zeit ein, legt sich die Wunschergebnisse zurecht oder spielt auf dem Weg den zähen, wenig effizienten Verlauf des Treffens schon einmal durch.
Tatsächlich sind im Arbeitsalltag Besprechung wesentlicher Bestandteil für eine Vielzahl von Themen. Auch sind sie besondere Schnittpunkte in der Zusammenarbeit, denn eine Gruppe findet sich zusammen, um gemeinsam ein Ziel zu erreichen (Klärung, Informationsgewinn, Handlungsabsprache(n), Neuigkeiten, Gewinn von Einverständnis etc.).
Nicht selten zerfällt das Meeting jedoch bereits im Auftakt: Manche kommen vorbereitet, andere nicht. Wieder Andere versuchen Teile des anwesenden Personenkreises zur Klärung eigener Anliegen zu nutzen „weil man ja gerade praktischerweise zusammengekommen ist“. Oft gibt es auch garkeine Agenda oder jeder bringt eben (offen oder im Verborgenen) seine Eigene mit.

Wie man als Gruppe zielgerichtet, zeitsparend, ergebniseffizient und am besten auch noch verbindlich und angenehm an der Erreichung von Zielen arbeitet haben die wenigsten je konkret gelernt. Man behilft sich mit dem, was man so mitbringt oder über die Jahre dazu herausgefunden hat, was besser funktioniert und was nicht, wer wie angesprochen sein will und was man besser sein lässt. Immer, wenn es schwierig oder besonders zäh wird, steht man oft eher hilflos da und hält dann eben aus.
Anhand einiger Sofortmaßnahmen, die man direkt sozusagen „morgen“ im nächsten Meeting ausprobieren kann, lernen Teilnehmer Muster kennen und durchbrechen. Teilnehmer erlernen eine Sicht auf die Mikrostruktur von Gruppen in Meetings, verstehen sie und erhalten einen Satz Bordwerkzeug, um erste, einfache Schritte zu gehen, um Besprechungen befriedigender und effektiver zu gestalten.
Nutzen für die Teilnehmer
Teilnehmer lernen einige Methoden kennen, um Meetings zu verbessern und erhalten eine Anleitung dazu, wie sie sie auch in gemischten Szenarien, in denen sie z.B. mit hierarchisch höher gestellten Kollegen zusammen in Meetings sitzen, einsetzen können.
Alle vorgestellten Prinzipien sind einleuchtend, leicht entsteht aber das Gefühl der Überformalisierung beim Blick darauf, was man alles tun könnte oder vielleicht sollte. Teilnehmer lernen die einzelnen Elemente kennen und erhalten eine Einführung dazu, welche Maßnahme wann, wo und wie am sinnvollsten einzubringen sind und welche, je nach Situation, eher nachrangig.

Lernziele des Workshops

Lernziel 1: Role Management

Welche Rollen braucht ein erfolgreiches Meeting? Was sind die Aufgaben dieser Rollen, wie kann man sie mit Leichtigkeit so vergeben, dass man das Konzept nicht überstülpt, sondern alle mitnimmt? Wozu braucht man das?

Lernziel 2: Documentation first

Kennenlernen eines gebräuchlichen Musters nach dem z.B. bei Google oder Amazon Meetings strukturiert werden, nicht nur „vorbereitend“, sondern auch als Werkzeug zu Beginn eines Meetings und zwar ebenfalls so, dass alle Teilnehmer „an Bord bleiben“.

Lernziel 3: Timeboxing

Das Konzept der Timeboxes wirft einen klaren Blick auf die zur Verfügung stehende Zeit und die darin eingeplanten Aufgaben einer Zusammenkunft. Dinge werden sortiert und die verfügbare Zeit transparent gemacht. Insbesondere im Zusammenspiel mit Rollen, ist dieses Konzept effizient, denn es gibt eine Person, die über die Einhaltung der Zeitbudgets wacht.

Linzie 4: Topic Ownership

Themen haben Eigner. Der Themeneigner ist für die Vor- und Nachbereitung bzw. inhaltliche Führung des Themas verantwortlich. Durch die Klärung der Zuständigkeit, wird Verantwortlichkeit, Bezug und Klarheit hergestellt.