El día a día nos come, nos atrapa, nos enreda en un bucle del que nos cuesta salir. Tanto en la vida personal como en nuestro trabajo. Somos conscientes de que necesitamos un cambio, pero nos cuesta parar, pensar y rediseñar la manera en la que hacemos las cosas. Nos encontramos frecuentemente con esta paradoja que manifiestan los directivos de una empresa: todo es urgente, no hay tiempo para mejorar y, por otro lado, no somos eficientes, hacemos muchas cosas que no aportan realmente valor, perdemos mucho tiempo.

Kaizen, el concepto de mejora continua, que es parte consustancial de Agile, es un buen método para ir haciendo pequeñas mejoras incrementales partiendo de la situación actual. No propone grandes cambios, por lo que es capaz de sortear con éxito la resistencia al cambio. Sin embargo, es lento. Se necesita una cultura de mejora continua implantada en toda la organización, y los grandes cambios necesitan mucho tiempo para implementarse.

A veces se necesita un cambio radical. Ese es el propósito de nuestro método Lean Blitz: incorporar las herramientas de mejora de procesos de Lean Thinking en un breve periodo de tiempo. Blitz es una estrategia de acción rápida e intensa.

Hemos diseñado “Lean Blitz” inspirados en otras metodologías ágiles como Design Sprint que permite, de una manera muy estructurada, mejorar un proceso o flujo de trabajo en una semana. ¿En qué consiste?.

Estos son los pasos:

1. Montar el equipo. Antes de empezar la semana hay que ver con el Sponsor de la iniciativa (Director, responsable de departamento, etc) cuál es el objetivo de la sesión, en qué servicio o proceso queremos trabajar, que puede ser un servicio interno, por ejemplo, de RRHH o externo para un cliente final. Y cuál es el equipo de personas adecuado que conozca el proceso de extremo a extremo. Lo conveniente es que sea un equipo multidisciplinar, de las diferentes áreas implicadas y no mayor de diez personas. También hay que ver las fechas más indicadas, teniendo en cuenta que es una semana de inmersión total.

2. Semana “Lean Blitz”

-Lunes: Alinear al equipo en torno al objetivo y descubrir al cliente o usuario
¿Qué es lo que aporta valor al destinatario del proceso? ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Cuáles son sus puntos de satisfacción o insatisfacción?

-Martes: Visualizar el flujo de valor
El equipo trabaja en trazar el proceso extremo a extremo utilizando técnicas Lean como el Visual Stream Map. Además de trabajar visualmente, también se trabaja con indicadores.

-Miércoles: Las ineficiencias y sus causas raíces
Con diferentes dinámicas descubriremos las ineficientes, las tareas que no aportan valor, los cuellos de botella y cuales son las causas raíces que tenemos que solucionar. Buscamos la máxima eficiencia del flujo.

-Jueves: Idear y seleccionar
Mediante diferentes técnicas creativas y de priorización, buscaremos las palancas que pueden ayudar a eliminar las eficiencias de raíz.

-Viernes: Establecer un plan
Diseñaremos el proceso futuro “to be” y un plan de acción para implantar las mejoras propuestas. Frecuentemente el plan contempla arrancar una o varias iniciativas Scrum o Kanban.

3. Review y retrospectiva final. Cuando finaliza la semana, el último día o en una sesión diferente, se presentan los resultados y se toman las decisiones para implantar, con el respaldo del sponsor, las mejoras detectadas. Además, el equipo inspecciona qué ha aprendido y qué puede mejorar para futuras sesiones.

Este itinerario se presentó durante el CAS2022 como una sesión práctica, con ejemplos concretos que ya hemos realizado.