WAT: Laten we eerlijk zijn, het lukt ons maar niet om de grote stromen van e-mail te verminderen. We doen ons best om medewerkers zoveel als mogelijk naar chat over te laten stappen maar de mail wordt nog niet minder in aantallen. En wat moeten we dan doen wanneer ook nog de vraag komt om relevante mails te archiveren? Hoe ga je dat organiseren?

WAAROM: Vele organisaties hebben de behoefte om mails te archiveren. Dit kan voortkomen uit een wettelijke plicht maar het kan ook te maken hebben met reconstructie van werkzaamheden, verantwoording afleggen en rechtszekerheid. Maar is er een werkwijze om onderscheid te maken tussen wat wel en wat niet gearchiveerd moet worden. En moeten we dit handmatig doen of kan dit ook geautomatiseerd? Hoe maken we in de grote stromen van e-mail de juiste keuzes zonder dat het té arbeidsintensief wordt?

HOE: Het invoeren van Capstone methodiek binnen Microsoft 365 kan dit probleem oplossen. Door deze methode toe te passen worden je belangrijkste mails automatisch gearchiveerd en ga je voldoen aan de gevraagde archivering. Daarnaast blijft volume van te beheren e-mails ook nog eens beheersbaar. En dat zonder dat je medewerkers er veel voor hoeven te doen.

TAKEAWAYS: Na deze sessie bezocht te hebben heb je inzicht in wat de Capstone methodiek is. Hoe deze bijdraagt aan de archivering van e-mails en je helpt om compliant te worden op dit gebied. We laten zien welke keuzes er zijn bij het inrichten in Microsoft 365 en welke afwegingen je daarbij zou moeten maken.